Si alguna vez os habéis preguntado qué es un jefe de proyecto (o project manager), cuáles son sus funciones o cuáles han de ser sus aptitudes, en el siguiente artículo vamos a hablar sobre ello.
Un jefe de proyecto (siempre en el contexto en el que nos movemos en este blog, es decir, en el de desarrollo de software o soluciones en internet) es la persona que tiene como responsabilidad el conseguir alcanzar los objetivos impuestos en un proyecto.
Si eres (o quieres ser) jefe de un proyecto, tienes que asumir que el devenir del mismo es tu responsabilidad, incluso cuando existan factores ajenos a tu persona que afecten al proyecto.
Funciones de un jefe de proyecto
Las funciones de un jefe de proyecto pueden variar de una empresa a otra, pues algunos aspectos dependen directamente del tipo de estructura que manejemos en la organización. Sin embargo, hay una serie de funciones que siempre estarán adheridas al jefe de proyecto:
Comunicación con el cliente
El jefe de proyecto es la persona que se comunicará con el cliente. Entendamos que el jefe de proyecto no es el comercial de la empresa ni un gerente de cuentas, por lo que, en principio, la captación del cliente no es responsabilidad suya. El jefe de proyecto ya se encuentra con el cliente “captado” y su deber es empezar a hablar con él sobre los objetivos del proyecto y cómo encararlo.
Esto será así durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde el principio hasta su entrega final e, incluso, la post-venta y/o servicio de garantía.
Planificación del proyecto
Una vez se haya puesto a trabajar en los objetivos del proyecto (junto al cliente), y éstos queden claros, es hora de empezar a planificar el proyecto. Para ello, habrá que empezar a hacer estimación de los siguientes aspectos:
- Identificación y documentación de requisitos.
- Identificación de riesgos en el proyecto.
- Recursos necesarios para la realización del proyecto (personas, hardware, subcontrataciones, etc).
- Plazos del proyecto (entregas parciales, entrega final, periodos de garantía, etc).
- Costes del proyecto para la empresa.
Dirección y coordinación de todos los recursos durante el proyecto
Una vez comience el proyecto, es necesario que el jefe de proyecto se centre en las siguientes actividades:
- Dirección y coordinación del equipo de soluciones (desarrollo, diseño, calidad, etc) en base a la metodología de desarrollo que se vaya a usar.
- Mantenimiento y coordinación de las relaciones externas del proyecto: servicios que haya que subcontratar, proveedores, etc.
- Toma de decisiones sobre el desarrollo, así como adopción de medidas correctoras en caso de problemas o desvíos.
- Comunicación con el cliente para el avance correcto de proyecto, así como para mantenerlo informado sobre el estado del mismo.
- Asegurarse de la motivación del equipo y la satisfacción del cliente durante el ciclo de vida del proyecto.
- Informar a sus superiores sobre el estado del proyecto de forma periódica.
Un buen jefe de proyecto ha de ser capaz de…
Liderar
No es lo mismo un jefe que un líder. El líder se hace seguir, consigue que las personas a su cargo crean en él y confíen en sus decisiones.
Motivar
Las personas a tu cargo deben estar motivadas y con ganas de avanzar en el proyecto.
Negociar
Habrá momentos difíciles en el proyecto (siempre los hay) y será necesario ser un buen negociador para llegar a acuerdos con los que todas las partes salgan satisfechas.
Empatizar (don de gentes)
Es necesario ser percibido de forma positiva tanto por el cliente como por los trabajadores.
Tutelar
Es necesario comprender al equipo, comprender sus necesidades y hacer lo necesario para satisfacerlas, siempre tratando de ser justo y honesto con todas las partes.
Un buen jefe de proyecto debe tener, además, estas cualidades:
Poseer dotes técnicas
No se puede liderar un proyecto de software sin tener conocimientos técnicos. Es necesario entender lo que te explican tus desarrolladores y conocer las implicaciones de la realización de cada tarea o requisito.
Poseer dotes de diseño
El diseño y la usabilidad (UX) son elementos fundamentales en los desarrollos de hoy en día y es necesario comprender las necesidades del proyecto a este respecto.
Poseer habilidades de administración
A fin de cuentas, estás dirigiendo la actividad laboral de personas de distintos perfiles y con distintas tareas. Tienes que ser capaz de administrar tiempos y prioridades atendiendo siempre al cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Ser resolutivo con los problemas
Problemas va a haber, no he conocido ningún proyecto de software que no haya tenido alguna sorpresa. Es indispensable ser capaz de atajar los problemas en su fase inicial, cuando las consecuencias negativas de los mismos aún son administrables.
Ser capaz de medir riesgos
En los proyectos hay mucha toma de decisiones, y cada toma de decisión lleva asociada de forma implícita un factor de riesgo. Es necesario entender qué riesgos hay sobre la mesa con cada decisión tomada.
Ser capaz de gestionar crisis
En un proyecto puede haber situaciones de crisis externas (algo relacionado con el cliente) o internas (algo relacionado con los empleados). Es necesario ser capaz de gestionar estas situaciones buscando no sólo solucionarlas si no que tengan en menor impacto posible en el proyecto.
Ser comunicativo
Es importante saber expresarse, pues, a fin de cuentas, los jefes de proyecto somos los que hablamos con todas las partes: trabajadores, clientes y demás estamentos de la organización. Debemos ser comunicativos.
Ser capaz de hacer zoom out y zoom in
El jefe de proyecto necesita comprender el proyecto en su globalidad (dentro del marco estratégico de la empresa) y también ser capaz de entender los pequeños detalles del mismo.
Ser íntegro
Es importante ser una persona íntegra con los demás, alguien en quien se pueda confiar con los ojos cerrados.
Ser proactivo
Todo aquello que podamos mejorar, lo mejoraremos, aunque nadie nos lo pida. Un jefe de proyecto no debe estar ocioso nunca, y debe estar pensando siempre en mejorar los procesos en los que está involucrado.
Ser innovador
Es difícil gestionar correctamente proyectos de software sin tener un ápice de creatividad. Muchas veces tendremos que ser imaginativos para resolver problemas que se darán en el transcurso del proyecto.
Ser realista
Si no tienes una visión objetiva del proyecto, difícilmente podrás acertar con las estimaciones de tiempos o con el cálculo de riesgos por decisión.
Ser disciplinado y metodológico
Si el jefe de proyecto no es cuidadoso, o simplemente es un poco caótico, eso se traducirá en proyectos con acabados caóticos y poco cuidados.
Ser firme y flexible a la vez
Un jefe de proyecto debe ser justo. La gente que trabaje con él debe ver que es una persona flexible pero que no por ello pondrá en peligro el proyecto o sus objetivos.
Dominar la comunicación asertiva
Un jefe de proyecto debe ser capaz de manifestar sus ideas, deseos y opiniones de forma honesta, respetuosa, congruente, clara, equilibrada y sin malicia.